L’Empire, Compagnie d’Assurance-Vie et Placements Empire Vie Inc. (« Empire Vie ») s’engagent à respecter votre vie privée et à protéger vos renseignements personnels. Voici un aperçu de nos pratiques en matière de protection des renseignements personnels. Veuillez lire notre Avis concernant la protection des renseignements personnels pour obtenir tous les détails ou cliquez sur un lien ci-dessous pour de l’information additionnelle sur un sujet spécifique.
Collecte des renseignements personnels
Nous recueillons vos renseignements personnels lorsque vous :
- soumettez une demande de produit ou un formulaire,
- postulez pour un emploi, ou
- soumettez votre candidature pour distribuer nos produits.
Nous pourrions également recueillir vos renseignements personnels par téléphone ou par le biais du clavardage en ligne avec notre équipe du service à la clientèle.
En général, nous demandons votre consentement exprès avant de recueillir vos renseignements personnels. Dans la mesure du possible, nous recueillerons les renseignements personnels directement auprès de vous, mais nous pourrions également les recueillir auprès de tiers. Nous recueillons uniquement les renseignements personnels dont nous avons besoin.
Partage de vos renseignements personnels
Généralement, nous obtenons votre consentement exprès avant de divulguer vos renseignements personnels. Nous pourrions divulguer vos renseignements personnels :
- pour nous aider à évaluer une demande que nous recevons pour un produit ou un service et à gérer les produits ou les services que nous vous offrons,
- aux personnes ou autres entités auxquelles vous nous avez autorisés à divulguer vos renseignements personnels,
- lorsque la loi l’exige (p. ex., ARC, autorités d’application de la loi).
Vous avez le droit :
- de demander de l’information sur nos pratiques en matière de protection des renseignements personnels, et
- de demander l’accès à vos renseignements personnels et de les faire mettre à jour ou corriger si nécessaire.
Si vous avez des questions ou des préoccupations ou que souhaitez accéder à vos renseignements personnels, veuillez communiquer avec nous.
Utilisation de vos renseignements personnels
Nous vous indiquerons pourquoi nous avons besoin de vos renseignements personnels. Nous recueillons vos renseignements personnels notamment aux fins suivantes :
- pour vous identifier et vérifier votre identité,
- pour approuver et gérer les produits ou services que vous recevez,
- aux fins de l’assurance qualité/l’amélioration des processus,
- pour répondre à nos obligations légales,
- pour vous présenter des offres de produits ou de services,
- pour traiter une demande de règlement,
- pour examiner une candidature.
Nos sites Web et portails Web utilisent des témoins pour leur permettre de fonctionner correctement. Nous pourrions également utiliser des témoins (ou d’autres technologies) pour comprendre comment les visiteurs utilisent notre site Web. Ces témoins ne recueillent pas de renseignements personnels.
Protection et conservation de vos renseignements personnels
Nous nous engageons à protéger vos renseignements personnels au moyen de mesures de protection administratives, technologiques et physiques.
Nous conserverons vos renseignements personnels :
- aussi longtemps que nécessaire pour les fins auxquelles nous les recueillons, et
- conformément à nos obligations légales.
Avis sur la protection de la vie privée
An important part of any relationship is trust. At Empire Life we work hard to earn and maintain your trust through our commitment to fairness, integrity, and respect in all our dealings with you. This includes our handling of your personal information and respecting your privacy rights. This privacy notice represents our commitment to transparency regarding our practices related to the management of personal information.
Personnes visées par cet avis sur la protection de la vie privée
Cet avis sur la protection de la vie privée s’applique aux personnes suivantes :
- nos clients et clientes, nos anciens clients et anciennes clientes et les particuliers qui demandent nos produits ou utilisent nos services,
- les personnes assurées des régimes d’assurance vie, les bénéficiaires et les personnes participantes des régimes d’assurance collective,
- les conseillers et les conseillères qui vendent nos produits ou fournissent des services à notre clientèle,
- les personnes qui communiquent avec nous, par exemple par téléphone, par courriel, sur notre site Web, sur nos portails Web ou par la poste,
- les personnes qui postulent pour un emploi,
- les personnes qui visitent notre site Web.
Note : Si vous postulez pour un emploi à l’Empire Vie par le biais de notre site Web, notre fournisseur de système de gestion des ressources humaines, ADP, Inc., recueillera vos renseignements en notre nom. Pour en savoir plus sur les pratiques d’ADP en matière de protection des renseignements personnels, veuillez consulter la Déclaration de confidentialité d’ADP.
En quoi consistent les renseignements personnels?
« Renseignements personnels » s’entendent de tous les renseignements factuels ou subjectifs concernant une personne identifiable. Nous obtenons le consentement de la personne avant de recueillir des renseignements personnels ou au moment de leur collecte (sauf certaines exceptions légales limitées).
Collecte des renseignements personnels
Selon la nature de votre relation avec nous, nous pourrions recueillir des renseignements personnels comme illustré dans les exemples ci-dessous :
Renseignements financiers – incluant des renseignements bancaires, des renseignements fiscaux, le revenu, l’employeur actuel ou la valeur nette.
Coordonnées et renseignements démographiques – incluant votre nom, votre adresse, votre numéro de téléphone, votre adresse de courriel, votre date de naissance, votre état matrimonial ou vos préférences linguistiques.
Renseignements médicaux – incluant la liste des professionnels de la santé qui vous fournissent des services, vos antécédents médicaux ou ceux de votre famille (à l’exclusion des tests génétiques) ou des résultats de tests de laboratoire.
Information sur le mode de vie – incluant le tabagisme, la consommation d’alcool, les antécédents de conduite ou les plans de voyage.
Dans la mesure du possible, nous recueillerons les renseignements personnels directement auprès de vous ou auprès d’une personne que vous avez autorisée. Nous pourrions également recueillir des renseignements à votre sujet auprès d’autres personnes, comme votre conseiller ou conseillère ou l’administrateur de votre régime d’assurance collective, selon le produit.
Si vous faites une demande d’assurance vie, nous pourrions également recueillir des renseignements auprès de (i) MIB Group Inc., (MIB), un échange de données coopératif créé par le secteur de l’assurance vie et maladie, (ii) les fournisseurs de soins de santé tels que les médecins, les hôpitaux, les cliniques ou autres professionnels de la santé qui vous fournissent des services, ou (iii) les bénéficiaires de police d’assurance, les demandeurs ou le liquidateur ou la liquidatrice testamentaire dans le cas d’un décès.
Si vous achetez un produit de placement, nous pourrions recueillir des renseignements auprès de votre bénéficiaire ou du liquidateur ou de la liquidatrice testamentaire de votre succession en cas de décès.
Si vous êtes une personne participante d’un régime d’assurance collective, nous pourrions recueillir des renseignements auprès de fournisseurs paramédicaux et d’organisations qui nous aident à vous fournir des services tels que des indemnités d’assurance à l’extérieur du pays.
Nous recueillerons également les renseignements personnels que nous sommes tenus de recueillir en vertu de la loi.
Comme il ne s’agit pas d’une liste exhaustive des personnes auprès desquelles nous pourrions recueillir des renseignements à votre sujet, veuillez communiquer avec votre conseiller ou conseillère ou avec nous pour toute question que vous pourriez avoir sur les personnes susceptibles de partager des renseignements vous concernant avec l’Empire Vie.
Utilisation des renseignements personnels
Nous obtenons le consentement (sous réserve de certaines exceptions légales limitées) pour l’utilisation des renseignements personnels avant de recueillir les renseignements ou au moment de leur collecte, et avant d’utiliser les renseignements personnels à de nouvelles fins. En fonction de notre relation avec vous et des produits que vous demandez ou achetez, nous pourrions utiliser vos renseignements personnels pour :
- vérifier votre identité et évaluer votre demande pour un produit ou un service,
- vous informer des caractéristiques de vos produits actuels et vous présenter de nouvelles offres susceptibles de vous intéresser,
- administrer votre police et vous fournir un service à la clientèle, y compris le paiement des demandes de règlement et le traitement des opérations,
- nous aider à améliorer nos services et à concevoir des programmes pour nos clients.
Nous pourrions également utiliser, ou fournir à des tiers, des renseignements personnels qui ont été anonymisés ou agrégés :
- pour concevoir et améliorer nos produits, services, sites Web ou portails Web,
- à des fins d’analyses statistiques,
- à des fins d’étude et de recherche.
Nous n’utiliserons pas vos renseignements personnels aux fins suivantes :
- utiliser votre numéro d’assurance sociale à d’autres fins que la déclaration de revenus sans votre consentement.
Partage des renseignements personnels
Traitement ou stockage de renseignements personnels à l’extérieur de votre province de résidence
Nous pourrions stocker vos renseignements personnels en dehors de votre province de résidence, mais à l’intérieur du Canada. Nous pourrions également divulguer vos renseignements personnels à des organisations en dehors de votre province de résidence ou du Canada aux fins du traitement et du stockage de vos renseignements personnels. Si vos renseignements personnels sont entreposés dans une autre administration, ils pourraient être assujettis aux lois de ces administrations, ce qui peut permettre leur divulgation aux tribunaux, aux autorités d’application de la loi ou aux autres autorités gouvernementales de ces administrations dans certaines circonstances.
Conservation et protection des renseignements personnels
To develop new and innovative products, to improve our existing offerings and to be an organization that is simple, fast and easy to deal with, we may use your personal information to conduct analytic studies or develop artificial intelligence (AI) or machine learning models. Generally, we use de-identified personal information to conduct our studies or develop new models, but if we require identifiable personal information, we’ll first obtain your consent.
Analyse des données
Nous pourrions utiliser vos renseignements personnels pour mener des études analytiques ou développer des modèles d’intelligence artificielle (IA) ou d’apprentissage machine afin de développer de nouveaux produits novateurs, d’améliorer notre offre existante et d’être une société avec laquelle il est simple, rapide et facile de faire affaire. En général, nous utilisons des renseignements personnels anonymisés pour mener nos études ou élaborer de nouveaux modèles. Toutefois, si nous avons besoin de renseignements personnels identifiables, nous obtiendrons d’abord votre consentement.
Prise de décision automatisée
La prise de décision automatisée est le processus consistant à rendre une décision par des moyens automatisés sans implication humaine. Ces moyens comprennent l’utilisation de l’intelligence artificielle ou de l’apprentissage machine.
Si l’Empire Vie utilise vos renseignements personnels pour une prise de décision automatisée, nous allons :
- veiller à ce que ce processus soit légal, juste et transparent, et
- vous informer avant de prendre la décision ou au moment où celle-ci est prise.
Vous aurez le droit de demander :
- les renseignements personnels utilisés pour prendre la décision,
- les principaux facteurs qui ont mené à la décision (sauf quelques exceptions), et
- la correction des renseignements personnels utilisés pour prendre la décision, s’ils étaient inexacts
Vous aurez également le droit de poser des questions concernant toute décision automatisée prise par l’Empire Vie vous concernant.
Témoins
Notre site Web utilise les types de témoins suivants :
Des témoins temporaires pour permettre à notre site Web de se souvenir de votre parcours sur notre site Web. Si nous n’utilisions pas de témoins temporaires, le site Web supposerait que vous visitez le site pour la première fois chaque fois que vous cliquez sur une nouvelle page (c’est-à-dire que vous ne pourriez pas revenir à la page sur laquelle vous vous trouviez précédemment). Ce type de témoin est temporaire et est supprimé lorsque vous fermez votre navigateur. Les témoins temporaires contiennent uniquement les renseignements sur la session.
Des témoins persistants servant de carte d’identité, enregistrant vos préférences. Ce type de témoin persiste après la fermeture de votre navigateur et a une date d’expiration.
Des témoins de performance améliorant la performance de notre site Web, par exemple en comptant les visites de pages, en examinant le temps passé par un utilisateur sur un site Web et/ou en analysant les vitesses de chargement. Ils permettent également à notre site Web de recueillir des données analytiques et d’exécuter d’autres fonctions qui offrent une bonne expérience utilisateur.
Nos témoins ne recueillent pas de renseignements personnels.
Vos droits à la protection des renseignements personnels
Vous disposez de certains droits que vous pouvez exercer après que nous avons recueilli vos renseignements personnels :
|
Withdraw your consent |
At any time, with reasonable notice, you may withdraw your consent to allow Empire Life to collect, use and disclose your personal information for any purpose, subject to legal and/or contractual restrictions. When you request to withdraw your consent, we’ll notify you at that time of any implications of such a withdrawal, which may include termination of a policy, termination of benefits or inability to process a claim. Your withdrawal of consent is not retroactive. |
|
Request information about data processing |
Upon request, we’ll provide you with:
|
|
Request access to your personal information and have it corrected if necessary |
You can request access to personal information we hold about you. There may be a small charge for doing so. To make a request, please send your written request to: Chief Privacy Officer The Empire Life Insurance Company 259 King Street East Kingston, ON K7L 3A8 Fax: 1 800 920-5868 Email: [email protected] We’ll make every effort to respond to your request within 30 days. If we are unable to respond within 30 days, we’ll let you know and explain why additional time is required. If you’re registered for our customer portal, you have the right to access and correct your personal information and privacy preferences at any time which may be done by you (self service option) or by contacting customer service. |
|
File a complaint |
If you have a question or concern with how we handle your personal information, we want to know. Please contact us. |
If you would like to know more about our privacy policies or ask questions about accessing your personal information, please contact us either by phone or in writing at:
Empire Life
259 King Street East
Kingston, Ontario
Canada K7L 3A8
Telephone: 1-877-548-1881 (North America)
Telephone: 1-613-548-1881 (All others)
Email: [email protected]
Please include your name, address, and/or email address when you contact us.