L’Empire, Compagnie d’Assurance-Vie et Placements Empire Vie Inc. (« Empire Vie ») s’engagent à respecter votre vie privée et à protéger vos renseignements personnels. Voici un aperçu de nos pratiques en matière de protection des renseignements personnels. Veuillez lire notre Avis concernant la protection des renseignements personnels pour obtenir tous les détails ou cliquez sur un lien ci-dessous pour de l’information additionnelle sur un sujet spécifique.
Collecte des renseignements personnels
Nous recueillons vos renseignements personnels lorsque vous :
- soumettez une demande de produit ou un formulaire,
- postulez pour un emploi, ou
- soumettez votre candidature pour distribuer nos produits.
Nous pourrions également recueillir vos renseignements personnels par téléphone ou par le biais du clavardage en ligne avec notre équipe du service à la clientèle.
En général, nous demandons votre consentement exprès avant de recueillir vos renseignements personnels. Dans la mesure du possible, nous recueillerons les renseignements personnels directement auprès de vous, mais nous pourrions également les recueillir auprès de tiers. Nous recueillons uniquement les renseignements personnels dont nous avons besoin.
Partage de vos renseignements personnels
Généralement, nous obtenons votre consentement exprès avant de divulguer vos renseignements personnels. Nous pourrions divulguer vos renseignements personnels :
- pour nous aider à évaluer une demande que nous recevons pour un produit ou un service et à gérer les produits ou les services que nous vous offrons,
- aux personnes ou autres entités auxquelles vous nous avez autorisés à divulguer vos renseignements personnels,
- lorsque la loi l’exige (p. ex., ARC, autorités d’application de la loi).
Vous avez le droit :
- de demander de l’information sur nos pratiques en matière de protection des renseignements personnels, et
- de demander l’accès à vos renseignements personnels et de les faire mettre à jour ou corriger si nécessaire.
Si vous avez des questions ou des préoccupations ou que souhaitez accéder à vos renseignements personnels, veuillez communiquer avec nous.
Utilisation de vos renseignements personnels
Nous vous indiquerons pourquoi nous avons besoin de vos renseignements personnels. Nous recueillons vos renseignements personnels notamment aux fins suivantes :
- pour vous identifier et vérifier votre identité,
- pour approuver et gérer les produits ou services que vous recevez,
- aux fins de l’assurance qualité/l’amélioration des processus,
- pour répondre à nos obligations légales,
- pour vous présenter des offres de produits ou de services,
- pour traiter une demande de règlement,
- pour examiner une candidature.
Nos sites Web et portails Web utilisent des témoins pour leur permettre de fonctionner correctement. Nous pourrions également utiliser des témoins (ou d’autres technologies) pour comprendre comment les visiteurs utilisent notre site Web. Ces témoins ne recueillent pas de renseignements personnels.
Protection et conservation de vos renseignements personnels
Nous nous engageons à protéger vos renseignements personnels au moyen de mesures de protection administratives, technologiques et physiques.
Nous conserverons vos renseignements personnels :
- aussi longtemps que nécessaire pour les fins auxquelles nous les recueillons, et
- conformément à nos obligations légales.
Avis sur la protection de la vie privée
Une partie importante de toute relation est la confiance. À l’Empire Vie, nous travaillons dur pour gagner et maintenir votre confiance grâce à notre détermination à faire preuve d’équité, d’intégrité et de respect dans tous nos échanges avec vous. Cela inclut le traitement de vos renseignements personnels et le respect de vos droits à la vie privée. Le présent avis sur la protection de la vie privée représente notre engagement envers la transparence concernant nos pratiques liées à la gestion des renseignements personnels.
Personnes visées par cet avis sur la protection de la vie privée
Cet avis sur la protection de la vie privée s’applique aux personnes suivantes :
- nos clients et clientes, nos anciens clients et anciennes clientes et les particuliers qui demandent nos produits ou utilisent nos services,
- les personnes assurées des régimes d’assurance vie, les bénéficiaires et les personnes participantes des régimes d’assurance collective,
- les conseillers et les conseillères qui vendent nos produits ou fournissent des services à notre clientèle,
- les personnes qui communiquent avec nous, par exemple par téléphone, par courriel, sur notre site Web, sur nos portails Web ou par la poste,
- les personnes qui postulent pour un emploi,
- les personnes qui visitent notre site Web.
Note : Si vous postulez pour un emploi à l’Empire Vie par le biais de notre site Web, notre fournisseur de système de gestion des ressources humaines, ADP, Inc., recueillera vos renseignements en notre nom. Pour en savoir plus sur les pratiques d’ADP en matière de protection des renseignements personnels, veuillez consulter la Déclaration de confidentialité d’ADP.
En quoi consistent les renseignements personnels?
« Renseignements personnels » s’entendent de tous les renseignements factuels ou subjectifs concernant une personne identifiable. Nous obtenons le consentement de la personne avant de recueillir des renseignements personnels ou au moment de leur collecte (sauf certaines exceptions légales limitées).
Collecte des renseignements personnels
Selon la nature de votre relation avec nous, nous pourrions recueillir des renseignements personnels comme illustré dans les exemples ci-dessous :
Renseignements financiers – incluant des renseignements bancaires, des renseignements fiscaux, le revenu, l’employeur actuel ou la valeur nette.
Coordonnées et renseignements démographiques – incluant votre nom, votre adresse, votre numéro de téléphone, votre adresse de courriel, votre date de naissance, votre état matrimonial ou vos préférences linguistiques.
Renseignements médicaux – incluant la liste des professionnels de la santé qui vous fournissent des services, vos antécédents médicaux ou ceux de votre famille (à l’exclusion des tests génétiques) ou des résultats de tests de laboratoire.
Information sur le mode de vie – incluant le tabagisme, la consommation d’alcool, les antécédents de conduite ou les plans de voyage.
Dans la mesure du possible, nous recueillerons les renseignements personnels directement auprès de vous ou auprès d’une personne que vous avez autorisée. Nous pourrions également recueillir des renseignements à votre sujet auprès d’autres personnes, comme votre conseiller ou conseillère ou l’administrateur de votre régime d’assurance collective, selon le produit.
Si vous faites une demande d’assurance vie, nous pourrions également recueillir des renseignements auprès de (i) MIB Group Inc., (MIB), un échange de données coopératif créé par le secteur de l’assurance vie et maladie, (ii) les fournisseurs de soins de santé tels que les médecins, les hôpitaux, les cliniques ou autres professionnels de la santé qui vous fournissent des services, ou (iii) les bénéficiaires de police d’assurance, les demandeurs ou le liquidateur ou la liquidatrice testamentaire dans le cas d’un décès.
Si vous achetez un produit de placement, nous pourrions recueillir des renseignements auprès de votre bénéficiaire ou du liquidateur ou de la liquidatrice testamentaire de votre succession en cas de décès.
Si vous êtes une personne participante d’un régime d’assurance collective, nous pourrions recueillir des renseignements auprès de fournisseurs paramédicaux et d’organisations qui nous aident à vous fournir des services tels que des indemnités d’assurance à l’extérieur du pays.
Nous recueillerons également les renseignements personnels que nous sommes tenus de recueillir en vertu de la loi.
Comme il ne s’agit pas d’une liste exhaustive des personnes auprès desquelles nous pourrions recueillir des renseignements à votre sujet, veuillez communiquer avec votre conseiller ou conseillère ou avec nous pour toute question que vous pourriez avoir sur les personnes susceptibles de partager des renseignements vous concernant avec l’Empire Vie.
Utilisation des renseignements personnels
Nous obtenons le consentement (sous réserve de certaines exceptions légales limitées) pour l’utilisation des renseignements personnels avant de recueillir les renseignements ou au moment de leur collecte, et avant d’utiliser les renseignements personnels à de nouvelles fins. En fonction de notre relation avec vous et des produits que vous demandez ou achetez, nous pourrions utiliser vos renseignements personnels pour :
- vérifier votre identité et évaluer votre demande pour un produit ou un service,
- vous informer des caractéristiques de vos produits actuels et vous présenter de nouvelles offres susceptibles de vous intéresser,
- administrer votre police et vous fournir un service à la clientèle, y compris le paiement des demandes de règlement et le traitement des opérations,
- nous aider à améliorer nos services et à concevoir des programmes pour nos clients.
Nous pourrions également utiliser, ou fournir à des tiers, des renseignements personnels qui ont été anonymisés ou agrégés :
- pour concevoir et améliorer nos produits, services, sites Web ou portails Web,
- à des fins d’analyses statistiques,
- à des fins d’étude et de recherche.
Nous n’utiliserons pas vos renseignements personnels aux fins suivantes :
- utiliser votre numéro d’assurance sociale à d’autres fins que la déclaration de revenus sans votre consentement.
Partage des renseignements personnels
Traitement ou stockage de renseignements personnels à l’extérieur de votre province de résidence
Nous pourrions stocker vos renseignements personnels en dehors de votre province de résidence, mais à l’intérieur du Canada. Nous pourrions également divulguer vos renseignements personnels à des organisations en dehors de votre province de résidence ou du Canada aux fins du traitement et du stockage de vos renseignements personnels. Si vos renseignements personnels sont entreposés dans une autre administration, ils pourraient être assujettis aux lois de ces administrations, ce qui peut permettre leur divulgation aux tribunaux, aux autorités d’application de la loi ou aux autres autorités gouvernementales de ces administrations dans certaines circonstances.
Conservation et protection des renseignements personnels
To develop new and innovative products, to improve our existing offerings and to be an organization that is simple, fast and easy to deal with, we may use your personal information to conduct analytic studies or develop artificial intelligence (AI) or machine learning models. Generally, we use de-identified personal information to conduct our studies or develop new models, but if we require identifiable personal information, we’ll first obtain your consent.
Analyse des données
Nous pourrions utiliser vos renseignements personnels pour mener des études analytiques ou développer des modèles d’intelligence artificielle (IA) ou d’apprentissage machine afin de développer de nouveaux produits novateurs, d’améliorer notre offre existante et d’être une société avec laquelle il est simple, rapide et facile de faire affaire. En général, nous utilisons des renseignements personnels anonymisés pour mener nos études ou élaborer de nouveaux modèles. Toutefois, si nous avons besoin de renseignements personnels identifiables, nous obtiendrons d’abord votre consentement.
Prise de décision automatisée
La prise de décision automatisée est le processus consistant à rendre une décision par des moyens automatisés sans implication humaine. Ces moyens comprennent l’utilisation de l’intelligence artificielle ou de l’apprentissage machine.
Si l’Empire Vie utilise vos renseignements personnels pour une prise de décision automatisée, nous allons :
- veiller à ce que ce processus soit légal, juste et transparent, et
- vous informer avant de prendre la décision ou au moment où celle-ci est prise.
Vous aurez le droit de demander :
- les renseignements personnels utilisés pour prendre la décision,
- les principaux facteurs qui ont mené à la décision (sauf quelques exceptions), et
- la correction des renseignements personnels utilisés pour prendre la décision, s’ils étaient inexacts
Vous aurez également le droit de poser des questions concernant toute décision automatisée prise par l’Empire Vie vous concernant.
Témoins
Notre site Web utilise les types de témoins suivants :
Des témoins temporaires pour permettre à notre site Web de se souvenir de votre parcours sur notre site Web. Si nous n’utilisions pas de témoins temporaires, le site Web supposerait que vous visitez le site pour la première fois chaque fois que vous cliquez sur une nouvelle page (c’est-à-dire que vous ne pourriez pas revenir à la page sur laquelle vous vous trouviez précédemment). Ce type de témoin est temporaire et est supprimé lorsque vous fermez votre navigateur. Les témoins temporaires contiennent uniquement les renseignements sur la session.
Des témoins persistants servant de carte d’identité, enregistrant vos préférences. Ce type de témoin persiste après la fermeture de votre navigateur et a une date d’expiration.
Des témoins de performance améliorant la performance de notre site Web, par exemple en comptant les visites de pages, en examinant le temps passé par un utilisateur sur un site Web et/ou en analysant les vitesses de chargement. Ils permettent également à notre site Web de recueillir des données analytiques et d’exécuter d’autres fonctions qui offrent une bonne expérience utilisateur.
Nos témoins ne recueillent pas de renseignements personnels.
Vos droits à la protection des renseignements personnels
Vous disposez de certains droits que vous pouvez exercer après que nous avons recueilli vos renseignements personnels :
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Retirer votre consentement |
En tout temps, moyennant un préavis raisonnable, vous pouvez retirer votre consentement permettant à l’Empire Vie de recueillir, d’utiliser et de divulguer vos renseignements personnels à quelque fin que ce soit, sous réserve de restrictions légales et/ou contractuelles. Lorsque vous demandez à retirer votre consentement, nous vous informerons à ce moment de l’incidence d’un tel retrait, ce qui pourrait inclure la résiliation d’une police, la fin de prestations/d’indemnités ou l’impossibilité de traiter une demande de règlement. Le retrait de votre consentement n’est pas rétroactif. |
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Demander de l’information sur le traitement des données |
Sur demande, nous vous fournirons :
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Demander l’accès à vos renseignements personnels et les faire corriger, si nécessaire |
Vous pouvez demander l’accès aux renseignements personnels que nous détenons à votre sujet. Nous pourrions exiger des frais modiques pour ce faire. Pour soumettre une telle demande, veuillez envoyer votre demande écrite à : Télécopieur : 1 800 920-5868 Nous ferons tout notre possible pour répondre à votre requête dans les 30 jours. Si nous ne sommes pas en mesure de répondre dans les 30 jours, nous vous en informerons et vous expliquerons pourquoi un délai supplémentaire est nécessaire. Si vous possédez un compte sur notre portail à l’intention des clients, vous avez le droit d’accéder à vos renseignements personnels et à vos préférences en matière de confidentialité à tout moment, et de corriger ces renseignements au besoin, au moyen de l’option en libreservice ou en communiquant avec le Service à la clientèle. |
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Déposer une plainte |
Si vous avez une question ou une préoccupation concernant la façon dont nous traitons vos renseignements personnels, n’hésitez pas à nous la transmettre. Veuillez communiquer avec nous. |
Si vous souhaitez obtenir de l’information additionnelle sur nos politiques de protection des renseignements personnels ou poser des questions sur l’accès à vos renseignements personnels, veuillez communiquer avec nous par téléphone ou par écrit à l’adresse suivante :
Empire Vie
259, rue King Est
Kingston ON
Canada K7L 3A8
Téléphone : 1 877 548-1881 (Amérique du Nord)
Téléphone : 1 613 548-1881 (partout ailleurs)
Email: [email protected]Veuillez inclure votre nom, votre adresse et/ou votre adresse de courriel lorsque vous nous contactez.